Inkomende documenten verwerken en archiveren

Dagelijks ontvang je documenten via meerdere kanalen. Deze documenten moeten behandeld worden, en uiteindelijk in de boekhouding worden verwerkt. Met ABO voorzien we de mogelijkheid om deze documentenstroom onder controle te krijgen, en op een uniforme wijze te verwerken, met een minimum aan inspanning. Uw dagelijkse binnenkomende post verwerken en archiveren kan met ABO eenvoudig en kostenefficiënt onder controle worden gehouden.

Hoe werkt het?

Verzamelen, verwerken en archiveren vormen de basis van uw papierarm kantoor. Onderstaande stappen zorgen voor een vlotte verwerking.

Verzamelen van documenten

De documenten verzamelen tijdens uw dagdagelijks werk moet zo efficiënt mogelijk gebeuren. Om het even wanneer moet u een document snel kunnen verzamelen, zodat de kans op verlies onbestaand wordt.

Alles verzamelen in een specifieke mailbox kan op de volgende manieren:

Uw leverancier stuurt zijn documenten direct door naar de voorziene mailbox.
U bekijkt liever iedere factuur als die binnenkomt, en stuurt die dan zelf door naar de voorziene mailbox. Zo behoudt u controle over ieder document.
Binnenkomende post wordt gescand, en er wordt een PDF opgemaakt en doorgestuurd naar uw mailbox. Een PDF kan uit meerdere documenten bestaan.
Kastickets en restaurantbonnetjes verwerkt u met uw smartphone, u neemt een foto en stuurt die door naar uw mailbox.

Op die wijze heeft u een gecentraliseerde mailbox met alle binnenkomende documenten voor uw boekhouding en kunnen we de verder verwerking stroomlijnen.

Verwerken van documenten

Bij het opstarten kan ABO alle documenten automatisch inlezen uit uw mailbox. Tijdens het inlezen wordt waar mogelijk al geregistreerd wie de leverancier is, en bij UBL documenten worden de facturen ineens volledig verwerkt.

ABO presenteert u de documenten zoals PDF of JPG, en u kan deze snel boeken door de ingebouwde drag&drop functionaliteit. Selecteren, slepen en klaar. Sneller en eenvoudiger kan niet.

Verzamelfacturen kunnen vanuit ABO snel visueel worden voorgesteld, zodat het splitsen naar afzonderlijke documenten slechts enkele klikken vergt. Het boeken van aankopen en kosten verloopt dan ook op een snelle gestructureerde manier, waarbij automatisch uw elektronisch archief wordt opgebouwd.

Archiveren en raadplegen van documenten

Dankzij de verwerking van uw digitale bestanden is het nu eenvoudig om alle documenten in slechts enkele seconden op te vragen vanuit uw boekhouding of leveranciersfiche.

Start nu met uw papierarm kantoor, bespaar tijd en geld en verhoog uw productiviteit.