Voordat je het aankoopdagboek kan gebruiken, moet je een aantal zaken instellen:
-
Aanmaken van het aankoopdagboek
-
Controleren als je werkt in de correcte periode
-
Centralisatierekeningen zodat het programma de correcte rekeningen gebruikt.
In een “dubbele boekhouding” schrijft u eerst de ontvangen facturen en de ontvangen creditnota’s in als schuld of als (terug-) vordering en daarna de betaling in een financieel dagboek.
Alle documenten van leveranciers zoals facturen en kredietnota’s worden ingeschreven in het aankoopdagboek. Bonnetjes zoals u ontvangt bij de aankoop van postzegels, restaurantbonnetjes, kasbonnetjes voor kleine uitgaven, worden eveneens geboekt in uw aankoopdagboek. De betaling voor alle boekingen gebeuren vervolgens in een financieel dagboek zoals een bankboek of het kasboek.
Van de documenten in het aankoopdagboek schrijft u naast het bedrag, dat u aan uw leverancier moet betalen, ook het bedrag van de eventuele BTW in. Vervolgens splitst u de factuur uit in tegen boekingen, tot het te betalen bedrag helemaal ‘tegen geboekt’ is.
Het saldo is het verschil tussen het aan de leverancier te betalen bedrag en alle tegen boekingen. Het saldo moet 0,00 zijn, of ‘in evenwicht’, alvorens het document bewaard kan worden.
 LeverancierVia de diverse zoek- en selectiemogelijkheden kan je de leverancier ingeven. Indien gewenst kan je van hieruit de gegevens van een leverancier wijzigen of een nieuwe leverancier toevoegen.
|
|
 ReferentieHier kan je bijv. het factuurnummer vermeld door de leverancier opgeven. Deze referentie wordt ook vermeld op de leveranciersfiche en tijden de ingave van het financieel dagboek.
|
|
 TotaalbedragHier geef je het totaalbedrag van de factuur in, zoals vermeld op de factuur.
|
|
 Datum en vervaldatumDatum is de datum van de factuur. Indien je het wenst, kan je deze wijzigen. Standaard wordt de boekingsdatum voorgesteld. Let wel, hiermee wijzig je de boekingsdatum niet.
Vervaldatum wordt ook automatisch ingevuld aan de hand van de datum van de factuur.
|
|
 BTW UitsplitsingWanneer je hier enkele bedragen ingeeft, doet ABO automatisch de rest van de uitsplitsing.
De volgende velden worden hier gebruikt:
-
Excl. BTW: hier wordt automatisch het netto bedrag (zonder BTW) van de factuur berekend en ingevuld.
-
Totaal BTW: hier wordt het totaal bedrag van de BTW berekend en ingevuld door het programma.
-
Aftr. BTW: hier vult het programma automatisch het bedrag van de aftrekbare BTW in, dit is in de meeste gevallen gelijk aan het totaalbedrag van de BTW. Enkel in een paar specifieke gevallen (bijv. garagekosten personenwagens) is dit niet zo.
-
Niet Aftr.: hier wordt de niet aftrekbare BTW vermeld. Dit kan je zelf manueel ingeven ofwel automatisch laten berekenen door het programma aan de hand van instellingen in de desbetreffende kostenrekening.
-
BTW Privé: hier komt de eventueel BTW die privé ten laste valt, te staan.
-
Medecontr. Daar komt de eventuele BTW van de factuur met vermelding ‘BTW te voldoen door de medecontractant’ te staan, ook deze kan automatisch door het programma berekend worden, aan de hand van de leveranciersinstellingen – zie voorbeeld later.
-
Intracomm. Hier vult het boekhoudprogramma automatisch de intracommunautaire BTW in, indien van toepassing
-
Import. Hier komt de specifieke BTW op import van buiten de Europese Unie en waarvoor een specifieke BTW factuur gemaakt wordt door de invoerder – verscheper
|
|
