8.3.9.2. Importeren prijslijsten
Bij het importeren van prijslijsten zijn er enkele stappen die gevolgd moeten worden. Hieronder worden deze beschreven.
-
Controleer de Excel-prijslijst: draag er zorg voor dat er bovenaan het document minstens 1 blanco regel staat of een titelregel (met de titels van de kolommen). Staat er immers op de allereerste lijn van het Excel-document al een product ingevuld, dan zal dat niet worden meegenomen bij het importeren!
-
Controleer de prijslijst op onregelmatigheden: als de prijs bijvoorbeeld opgegeven wordt in kolom C, dan moet die overal in het Excel-bestand in die kolom te vinden zijn! Let ervoor op dat de prijs op sommige plaatsen niet in de volgende of vorige kolom te vinden is. Bij het converteren naar een tekstbestand kan een lange omschrijving, die uit twee regels bestaat, uitgesplitst worden, waardoor de tweede regel in de volgende kolom belandt. Zorg er dus voor dat er in de kolom van de omschrijving geen harde returns gebruikt worden.
-
Ga via het menu ‘Artikelen’ – ‘Importeren van artikellijsten’ naar ‘Importeren prijslijsten’. Hier vindt je een overzicht van de importeerlijsten. Via F2 of door te klikken op het plus-teken kan je een nieuwe lijst aanmaken.
-
Nu beland je in het importeerscherm. In het bovenste veld vul je de naam van de lijst in en daaronder de naam van de leverancier. Vergeet hier niet de juiste naam van de leverancier in te geven! Na het importeren is deze leverancier dan ook standaard ingevuld in de stock. Het veld ‘prefix’ dient enkel ingevuld te worden indien elk artikelnummer moet voorafgegaan worden door een bepaalde code of term. Als de prijslijst artikelen bevat zoals 1001, 1002, … dan gebruikt u best deze optie. Anders zal in de toekomst misschien een artikel uit een andere prijslijst voorkomen met hetzelfde nummer. Als prefix gebruikt u eventueel de eerste twee karakters van de leveranciersnaam.
-
Bij ‘Decimaal teken’ vul je ofwel een punt, ofwel een komma in, dit naargelang de getallen en bedragen in de lijst. Meestal is het decimaal teken een komma.
-
Bij 'Scheidingsteken' vul je ; in als de kolommen gescheiden worden door een ; of een T in als de kolommen gescheiden worden door een tab. In de meeste gevallen zal dit een ; zijn.
-
De diverse velden komen overeen met de kolommen van het Excel-bestand. Staat het artikelnummer bijvoorbeeld in kolom A, dan vind je in Kol/Col A: art_nummer. Staat in kolom B de omschrijving in het Nederlands, dan vind je in dat veld ‘Omschr_n’ (Nederlandse omschrijving). Heb je in kolom G de verkoopprijs staan, dan vind je in Kol/Col G: ‘verkoopa’ (verkoopprijs). Is het de inkoopprijs, dan staat er ‘inkoop’ (inkoopprijs). Het veld voor een barcode is ‘ean’. Bij de ingave van deze velden kan je selecteren uit de lijst van de voorgedefinieerde en veel gebruikte velden.
-
Zijn er kolommen in de Excel-lijst die je niet overneemt omdat ze niet gewenst of niet nodig zijn, dan dient voor die specifieke kolom in het overeenstemmende veld ‘character’ (‘Niet gebruikt alfanumeriek’) te staan. Je mag het veld in ieder geval NIET blanco laten.
-
Onderaan het scherm vind je nog eventueel een import- of exportformule. Dit kan worden gebruikt om bepaalde conversies en/of berekeningen uit te voeren. Hiervoor kan je de hulp van ABO inroepen.
-
Rechts onderaan staan er een aantal opties. Deze hebben de volgende functie.
- Vink het bovenste vakje aan indien de verkoopprijzen inclusief btw zijn.
- Het vakje eronder wordt geselecteerd indien de winstmarge zoals die bepaald is per groep dient te worden toegepast.
- Het derde vakje dient te worden aangevinkt indien de prijzen geïmporteerd dienen te worden in de prijslijst van de distributeurs.
- Vink het vierde vakje aan indien er nieuwe artikelen aangemaakt mogen worden.
- Het onderste vakje vink je aan voor het toevoegen aan orders. -
Klik nu op ‘Start importeren’. In het volgende schermpje bladert je naar het Excel-bestand. Klik op OK. Indien er een lijst moet verwerkt worden die via de automatische FTP import is ingelezen, dan kan je in de bestandsnaam gebruik maken van een ‘*’. Zo vul je dan bvb. als bestand ‘pricelist_*.csv’ in. Dit wordt dan ingevuld zonder de pathname. Bij de import via FTP is het bestand sowieso in de XML map geplaatst.
-
De import wordt nu gestart. Alle gegevens worden in een tijdelijk bestand ingelezen. In het volgende scherm heb je drie knoppen: ‘Controle’, ‘Doorgaan’ en ‘Cancel’. Via ‘Controle’ krijg je eerst een preview van de te importeren lijst (hierbij ziet u niet alle velden). Op die wijze kan je controleren als alles correct is gebeurd. Je kan op dit punt dus nog afsluiten zonder dat de lijst is verwerkt. Door te klikken op ‘Doorgaan’ wordt de lijst pas echt geïmporteerd. Via ‘Cancel’ annuleer je de handeling
-
Deze importsessie kan telkens weer opgestart worden en opnieuw uitgevoerd, eventueel om de prijzen aan te passen via het tekstvak ‘Export formule’. De reeds aanwezige artikelen zullen dan worden aangepast en uiteraard niet opnieuw in de voorraad ingebracht.