Inboeken van de aankoopfacturen in ABO.

Afhankelijk van de wijze waarop de facturen zijn aangeleverd gaan onderstaande stappen al of niet automatisch verlopen. Bij een papieren factuur zal alles manueel worden ingebracht om een aankoopfactuur te boeken. Bij gebruik van UBL of OCR worden onderstaande stappen automatisch uitgvoerd, en kan u na een visuele controle met één klik een aankoopfactuur doorboeken.

1. Ingave van de leverancier, het factuurnummer, totaal bedrag en datum van het document.

Dit zijn de basiskenmerken van iedere factuur. In veel gevallen zijn dit ook de gegevens die u het eerst bekijkt wanneer u een factuur uit de enveloppe haalt. Van wie komt de factuur, wat is het bedrag, en van welke datum is deze factuur. Dit zijn de basisgegevens om het boeken van de aankoopfactuur mogelijk te maken. Op dit ogenblik maken we nog geen onderscheid in het type factuur. Hiermee bedoel ik het volgende :

• Aankoopfactuur : Aankoop van goederen die normaal worden doorverkocht. Deze zaken worden op een 60 rekening geboekt in het boekhoudplan.
• Kostenfactuur : Aankoop van goederen en/of diensten voor eigen gebruik. Dit kunnen zowel kleine materialen zijn, als de diensten zoals electriciteit, telefoon, huur, ... Deze zaken worden op een 61 rekening geboekt in het boekhoudplan.
• Investeringen : Aankoop van uitrusting, wagen, machines, ... voor eigen gebruik die over meerdere jaren wordt afgeschreven. In functie van het bedrag en de 'duurtijd' van het gebruik, wordt een kost al of niet als investering geboekt. De investeringen komen op een rekening in de 20 tot 28 klasse.

2. Uitsplitsing van de BTW.

In functie van de gegevens van de leverancier die werd geselecteerd, zal het programma een uitsplitsing van de BTW voorstellen. Bij de leverancier worden immers een aantal zaken bijgehouden, zodat het programma uit bij het uitsplitsen van de BTW verder kan helpen. Er zijn hier ook meerdere mogelijkheden, waarbij hier de meest voorkomende :

• Volledig aftrekbaar : De btw op uw aankoopfactuur is volledig aftrekbaar. Aankoop van goederen alsook bij de meeste kosten kan u de btw volledig 'aftrekken', dus volledig recupereren bij uw volgende btw aangifte.
• Gedeeltelijk aftrekbaar : Bij bepaalde kosten is de btw niet volledig aftrekbaar. De belangrijkste kost die hieronder valt is een personenwagen. Alle kosten met betrekking tot die personenwagen zoals reparaties en onderhoud, brandstof, banden, ... zijn maar voor een deel aftrekbaar. Ook al wordt die wagen volledig gebruikt voor de firma, dan nog is er maar een bepaald percentage recupereerbaar. Als u dat éénmaal correct heeft ingevuld in uw boekhoudplan, en de correcte rekening is ingevuld bij de leverancier, dan zal het programma die uitsplitsing automatisch maken voor u. Naast personenwagen zijn er nog zaken die niet volledig aftrekbaar zijn. Hierbij denk ik aan bepaalde relatiegeschenken zoals bloemen en alcoholische dranken, alsook bvb. een receptie voor klanten. De wetgeving is hierbij nogal complex (lees ondoordacht) zodat u bij het boeken van dergelijke zaken best eens bij uw boekhouder of accountant informeert. Zeker als het over een belangrijk bedrag gaat.
• Verlegging van heffing : Bij aankoop van goederen aan een buitenlandse leverancier binnen de EU, is er de zogenaamde verlegging van heffing als intracommunautaire verwerving. U betaalt geen btw aan uw leverancier, maar deze btw moet toch verwerkt worden in uw boekhouding, en kan al of niet volledig worden afgetrokken. Ook hier zal het programma de boeking automatisch voor u uitvoeren. De verlegging van heffing zal automatich gebeuren, en de boeking alsook de btw aangifte zijn conform de regels.
• Vrij van btw : Bepaalde kosten en diensten zijn vrij van btw. Zo moet er geen btw worden betaald op verzekeringen of op erelonen van bvb. notaris of advocaat. Deze kosten moeten dan in principe ook niet worden opgenomen in de btw aangifte. Sosm kan u ook een factuur krijgen warbij er een combinatie is van een deel onder het btw stelsel, en een deel vrij van btw. Hierbij denk ik aan de factuur van de lonen, waarbij er op het stuk werk van het secretariaat wel btw wordt gerekend. Ook dit kan zeer eenvoudig worden ingebracht en uitgesplits tijdens het boeken van uw aankoopfactuur.

3. Uitsplitsing op boekhoudkundige rekeningen.

Als laatste stap moeten de verschillende bedragen worden geboekt op de correcte rekeningen in het boekhoudplan. De bedragen komen hetzij aan credit hetzij aan debit zijde van de boeking. Er wordt gebruik gemaakt van de centralisatierekening voor de leveranciers, voor de btw (al of niet met verlegging van heffing) en de eigenlijke kostenrekening. Dit lijkt een vrij complex iets. Bij gebruik van het ABO count pakket is deze uitsplitsing normaal in orde door het drukken van één enkele toets. 98% van uw facturen kunnen geboekt worden zonder ook maar één manuele wijziging te moeten doorvoeren. De ingebouwde wizard zorgt voor de correcte uitsplitsing, dit zowel voor facuren als kredietnota's, intracommunautaire verwervingen als facturen met een gedeelte niet aftrekbare btw. Van zodra er één factuur werd geboekt op een leverancier, zal bij een volgende factuur dezelfde wijze van boeken worden voorgesteld. In de praktijk betekent dit dat de meeste facturen direct kunnen doorgeboekt worden met een minimum aan toetsaanslagen.