Maakt u voldoende back-ups?

Voor onze klanten is ABO de administratieve kern van hun bedrijf. Het bevat alle mogelijke gegevens van klanten, leveranciers, verkopen … onmisbare data voor de goede werking van de onderneming.

Het lijkt dan ook niet meer dan logisch dat daar geen risico’s mee genomen worden en dat een goede back-up strategie aanwezig is in het bedrijf. Omdat we te vaak zien dat dat niet (helemaal) zo is bij klanten geven we u graag volgende tips mee:

Back-up in ABO zelf.

ABO is ingesteld om dagelijks back-ups te nemen. Het wordt u gevraagd elke keer u de applicatie afsluit. U hoeft enkel op ‘Ja’ te klikken bij het afsluiten op het einde van de dag en alle belangrijke informatie wordt weggeschreven naar een aparte map.
Zo kan onze helpdesk steeds de meest recente bestanden terugzetten en verliest u in geval van een ernstige storing een absoluut minimum aan gegevens.

U kunt dit ook manueel uitvoeren – onze online handleiding  toont u hoe het moet.

Dit type back-up wordt echter opgeslaan op dezelfde harde schijf als uw applicatie, wat een risico inhoudt. Als uw schijf defect is, in geval van een brand of diefstal, … is ook deze back-up reddeloos verloren.

Daarom is het voor een goede back-up strategie belangrijk om ook regelmatig kopies te maken van uw back-ups en deze extern te bewaren, dit kan op verschillende manieren:

Externe locatie

ABO kan ingesteld worden om op een externe locatie de back-ups weg te schrijven. Dit kan een FTP server zijn, een andere gedeelde map of harde schijf in uw netwerk, ..
Dan wordt de dagelijkse back-up onmiddellijk op een veilige locatie weggezet.

Aangezien dit voor elke omgeving afhankelijk is van de opbouw en de mogelijkheden moet u zich richten tot uw  IT leverancier of netwerkbeheerder, hij kan u ongetwijfeld exact vertellen over welke mogelijkheden u beschikt.

Onze online handleiding geeft u ook heel wat bijkomende informatie over instellen van back-ups.
Lukt het u niet zelf? Het instellen kunnen wij doen via een eenvoudige mail naar onze helpdesk.

Automatiseren

Het proces waarmee uw backups gemaakt worden kan ook geautomatiseerd worden via de taakplanner in Windows. Zo kan ABO ’s avonds of ’s nachts elke dag een backup maken zonder dat u ernaar hoeft om te kijken.
Dit geldt zowel voor backups die op de server zelf bewaard worden als voor backups op een externe locatie.

In de cloud

U kunt de ‘ABO\Backup’ map syncroniseren met een clouddienst (Google drive, Onedrive, Dropbox, iCloud, …)
Cloud backup is niet ingebouwd in ABO maar is perfect mogelijk door de architectuur en mappenstructuur van onze applicatie.
Dit moet door uw IT leverancier ingesteld worden op de PC of server waar ABO op geïnstalleerd is. Het principe is echter net hetzelfde als uw foto’s synchroniseren, maar dan met uw bedrijfsgegevens.

Conclusie 

Back-ups zijn belangrijk voor de veiligheid van uw bedrijfsgegevens, en zoals steeds voorziet ook ABO hier de nodige oplossingen.
Het blijft belangrijk om dit op regelmatige basis te doen, en ervoor te zorgen dat u ook deze processen af en toe controleert of laat controleren.

Onze collega’s van de helpdesk gaan u in geval van grote issues een stuk vlotter kunnen helpen als er recente back-ups beschikbaar zijn.