Inventarisprocedure

Inleiding

Om op het einde van het boekjaar een correcte inventaris op te maken, zijn er een aantal specifieke modules in ABO beschikbaar. Deze modules kunnen eveneens worden gebruikt om tussentijdse stockcontroles uit te voeren. De doelstelling was om snel een inventaris te kunnen opmaken, controles uit te voeren, en dit zonder de verkoop te moeten stoppen. Je kunt de inventaris opmaken en gedurende een paar weken zonder problemen verdere controles en correcties uitvoeren. Tijdens die periode kun je verder verkopen inbrengen en ontvangsten boeken. Eens je tevreden bent met de inventaris kun je die overbrengen naar de actuele voorraad, rekening houdend met hetgeen ondertussen reeds verkocht of ontvangen werd.

Een voorwaarde: de dag dat je de fysische telling uitvoert in de winkel en/of magazijn mogen er geen verkopen worden geboekt. Eens de voorraad op papier staat of ingelezen is met de Scanpal, kun je terug starten met de verkoop.

Hoe ga je te werk?

In ABO Software zijn er 5 onderdelen die je dient te gebruiken bij het opmaken van de inventaris.

Klaarmaken inventaris

De bedoeling is om de inventaris van het vorige jaar te verwijderen zodat je kunt opstarten met een blanco lijst. Bij het klaarmaken van de inventaris kun je opteren voor twee werkwijzen.

  • Je kopieert de actuele stock als de inventarisstock. Dit is nuttig als de huidige stock in de computer vrij correct is. Na je inventariscontrole dien je dan enkel de verschillen te boeken. Deze optie is ook maar praktisch in gebruik als je goederen niet op meerdere locaties staan. Je moet, vóór je de verschillen kunt boeken, de totale correcte stock hebben van ieder artikel. Als de artikelen zich op meerdere locaties bevinden, is dit moeilijk. Deze optie kun je ook nooit gebruiken als je werkt met de Scanpal.
  • Je plaatst de inventarisstock op 0. Je moet dan alle artikelen die je hebt geteld in de computer inbrengen. Dit is de meest gebruikte optie. Je hebt dan geen problemen als artikelen zich op meerdere locaties bevinden. De computer zal voor jou het totaal van ieder artikel opmaken. Deze optie moet ook worden geselecteerd als je de Scanpal gebruikt.

Als je effectief wil starten met je inventaris dien je met 'Ja' te bevestigen. Vervolgens dien je te kiezen als de stock op '0' moet geplaatst worden, of indien je de stock wil overnemen. In functie van de werkwijze zoals hiervoor uitgelegd, dien je de keuze te maken.

Tijdens de overname van de inventaris wordt er een kopie gemaakt van de huidige actuele stock. Dit zal je toelaten om bij het afsluiten van de inventaris automatisch de correcties door te voeren die je actuele stock up-to-date brengen. De inkoopprijs en de gemiddelde kostprijs worden eveneens bewaard. Zo zal de totale inventariswaarde nadien niet wijzigen indien er prijswijzigingen zijn bij de artikelen.

Inbrengen getelde stock

In de blanco velden vul je het artikelnummer in en de getelde hoeveelheid. Indien je bij het 'klaarmaken inventaris' de huidige stock hebt overgenomen naar de inventarisstock, dan moet je hier enkel de opgemerkte verschillen inbrengen. Heb je de inventarisstock op '0' geplaatst, dan moet je de getelde stock inbrengen. Dit moet niet de totale hoeveelheid zijn. Als je een artikel bijvoorbeeld op 3 locaties hebt geteld, dan zal het programma dit voor je bijhouden. Je kunt de reeds ingebrachte hoeveelheid ook nazien in dit scherm.

In dit ingavescherm kun je de inkoopprijs en de gemiddelde kostprijs van een product wijzigen. Dit zijn de prijzen die gebruikt worden voor de inventaris en ze hebben geen invloed op de huidige actuele stock. De waarde die hier wordt gebruikt is dan ook de waarde die geldig was op het ogenblik van de inventaris. Zo kun je maanden later nog steeds nazien wat de kostprijs was van een product op het ogenblik van de inventaris.

Overname getelde stock

Eens de inventaris is ingebracht in het systeem en na correctie van eventuele fouten, kun je de huidige stock aanpassen volgens de inventarisstock. Hier kun je terug opteren voor twee verschillende werkwijzen.

  1. Er zijn geen verkopen ingebracht en geen ontvangsten geregistreerd tussen het ogenblik van de fysische telling en de ingave van de inventarisstock in het systeem. De huidige voorraad is dus identiek aan de voorraad van de inventaris. Kies in dit geval voor de optie 'overname'.
  2. Sinds de fysische telling en de ingave en correcties in het systeem zijn er wel verkopen ingebracht en zijn er goederen in ontvangst genomen. De huidige voorraad is dan ook niet meer gelijk aan de voorraad van de inventaris. De inventaris kan bijvoorbeeld al drie weken geleden zijn opgenomen. Om nu onze actuele stock correct te plaatsen, dienen we de opgemerkte verschillen te boeken in onze stock. Indien er al drie weken geleden een fout in onze computervoorraad aanwezig was, dan mogen we veronderstellen dat deze fout nog steeds aanwezig is. We mogen deze fout dan ook automatisch corrigeren. Bij die automatische correctie wordt er dan automatisch een ontvangstbon opgemaakt met de opgemerkte verschillen. Dit zowel voor positieve als negatieve correcties. Zo blijft er altijd een historiek behouden in het systeem. Kies in dit geval voor de optie 'Verschillen'.

Lijsten

Je kunt kiezen tussen verschillende lijsten. De namen van de diverse lijsten duiden aan wat er precies afgedrukt zal worden. De lijst 'Controlelijst verschillen' kan worden gebruikt om na ingave van de getelde stock eens na te zien voor welke producten er een stockverschil is opgemerkt. Dit zijn dan ook de correcties die doorgevoerd worden als je bij overname stock de verschillen overboekt.

Scanpal utilities

Deze optie is enkel van toepassing voor de gebruikers van een Scanpal dataterminal. De Scanpal vervangt gedeeltelijk de functie 'Inbrengen getelde stock'. Na het klaarmaken van de inventaris dien je de artikellijst met de huidige voorraad door te sturen naar de Scanpal. Nadat je met de Scanpal de voorraad of een gedeelte ervan hebt opgenomen, dan kun je deze gegevens inlezen in de getelde stock. Je kunt dit in verschillende stappen uitvoeren. Zo neem je met de Scanpal een deel van het magazijn op en plaats je deze gegevens in de voorraad. Daarna neem je de stock op in een andere locatie en kun je deze terug inlezen in de voorraad. Vergeet hierbij niet om de getelde stock na iedere connectie terug op '0' te plaatsen. Het is tevens perfect mogelijk om ondertussen via de optie 'Inbrengen getelde stock' manueel ingave te doen van artikelen die niet met de Scanpal zijn opgenomen.

Er zijn twee opties voor de Scanpal.

  • Stock naar Scanpal: via deze optie worden alle artikelen en voorraad doorgestuurd naar de Scanpal. Indien er meer dan 10.000 artikelen in je voorraad aanwezig zijn, dan worden alle artikelen waarvan er ooit iets in stock is geweest of nog is, doorgestuurd. Voor ieder artikel wordt het nummer alsook de barcode bijgehouden. Zo kun je steeds op een snelle wijze ieder artikel terugvinden.
Via deze optie worden alle artikelen en voorraad doorgestuurd naar de Scanpal. Indien er meer dan 10.000 artikelen in je voorraad aanwezig zijn, dan worden alle artikelen waarvan er ooit iets in stock is geweest of nog is, doorgestuurd. Voor ieder artikel wordt het nummer alsook de barcode bijgehouden. Zo kun je steeds op een snelle wijze ieder artikel terugvinden.

  • Inlezen inventaris van Scanpal: via deze optie worden de getelde artikelen opgenomen in de inventarisstock.
Via deze optie worden de getelde artikelen opgenomen in de inventarisstock. Eens je een optie hebt geselecteerd, moet je verder de instructies volgen die op het scherm verschijnen. Je drukt de gevraagde toetsen in op de Scanpal en de programmatie wordt volledig automatisch uitgevoerd.

Slot

De inventaris wordt bijgehouden totdat je de optie 'klaarmaken inventaris' nogmaals uitvoert. Zo kun je normaal gedurende een jaar de stock op het ogenblik van de vorige inventaris bijhouden en raadplegen. Je kunt ook steeds zien wat de inkoopprijs was op dat ogenblik. Je kunt dit het snelste raadplegen in het artikelscherm. Je krijgt daar de optie '6. Inventaris'. Daar kun je alle gegevens terugvinden die werden ingebracht op het ogenblik van de vorige inventaris.

Wenst u  geïnformeerd te blijven?

 

 

JA, natuurlijk wil ik op de hoogte blijven. Stuur dit naar volgend adres.